La ASOCIACIÓN INSURTECH COLOMBIA (la "Asociación" o "AIC"), en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales está comprometida con los derechos que asisten a sus empleados, proveedores, contratistas y asociados, en materia de protección de sus Datos Personales. En consecuencia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos, la cual es de obligatorio cumplimiento y aplicación para la Asociación, así como para todos los terceros que obren en su nombre, o que sin actuar en su nombre, utilicen los Datos Personales que administra AIC en calidad de Encargados, en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y transferencia de dichos Datos Personales, para cumplir con las finalidades establecidas en este documento, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes, complementarias o modificatorias.
A continuación se exponen las definiciones relevantes que deben tenerse presentes para la lectura de la presente Política.
Los datos de AIC, como entidad Responsable del Tratamiento de Datos Personales, son los siguientes:
El presente documento tiene el objetivo de establecer los lineamientos, en virtud de los cuales, la Asociación realizará la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, actualización, sistematización, transferencia, transmisión, compilación, supresión y organización de los Datos Personales registrados en sus bases de datos. Lo anterior, en atención a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como las demás normas concordantes y complementarias en materia de Tratamiento de Datos Personales.
Este documento es de obligatorio cumplimiento y aplicación para toda la información personal registrada en las bases de datos de AIC.
AIC, en ejercicio de su objeto social, realiza la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, actualización, sistematización, transmisión, transferencia, compilación, supresión y organización de los Datos Personales de sus empleados, proveedores, contratistas y asociados, en cumplimiento de las finalidades establecidas en esta Política.
El Tratamiento de los Datos Personales contenidos en las bases de datos que maneja la Asociación, se efectúa con las finalidades descritas a continuación:
Los Datos Sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Asociación, tienen los siguientes derechos:
Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento y solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos modalidades de revocatoria de la autorización:
En cumplimiento de las normas en materia de Tratamiento de Datos Personales, la Asociación cuenta con una infraestructura administrativa adecuada, que le permite asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, en materia de Tratamiento de Datos Personales.
En virtud del poder de disposición del Titular sobre sus Datos Personales, este tiene la facultad de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como el alcance, condiciones y finalidades de dicho Tratamiento. De esta manera, la Asociación garantiza al Titular su derecho de acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de su información, a efectos de garantizar integralmente su derecho de habeas data.
AIC ha puesto a disposición de los Titulares de Datos Personales, los siguientes canales de comunicación, para dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos y elevar consultas, quejas o reclamos:
Línea telefónica +57 316 060 0904 en el horario de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes.
Mediante el correo info@insurtechcolombia.com
Persona encargada: Mathilde Viola – Directora Ejecutiva
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán realizar consultas, peticiones, quejas y reclamos a AIC respecto de los Datos Personales que AIC conserve en sus bases de datos, a través de los mecanismos dispuestos en la sección siguiente.
El solicitante deberá acreditar su identidad mediante el envío de la copia de su documento de identificación. Si la consulta se refiere a un titular fallecido, sus familiares deberán presentar copia auténtica de los registros civiles que acrediten el vínculo de consanguinidad o los documentos idóneos para acreditar el parentesco. En el caso de existir unión marital de hecho, deben presentar declaración extra juicio.
Los Titulares de los Datos Personales podrán ejercer sus derechos del siguiente modo:
i. Para consulta de los Datos Personales que reposen en cualquier base de datos de AIC, el Titular de los Datos Personales deberá presentar una solicitud por escrito a través de los medios dispuestos por la Asociación y mencionados en la sección 8. La consulta debe ser realizada a través de una comunicación dirigida a AIC, con el nombre completo y apellidos del titular, número de identificación, copia del documento de identidad, la descripción de la consulta, la dirección de residencia, dirección electrónica y el teléfono de contacto.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ii. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de AIC relacionados con la Protección de Datos, el Titular de los Datos Personales deberá presentar una solicitud por escrito a través de los medios dispuestos por la Asociación y mencionados en la sección 8. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de AIC, con el nombre completo y apellidos del titular, número de identificación, copia del documento de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, dirección electrónica, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.
Si la solicitud o reclamo resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
AIC reconoce que la propiedad de los Datos Personales es de los Titulares y, por lo tanto, sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AIC se compromete a cumplir de manera permanente con los siguientes deberes relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales:
AIC se compromete a obtener autorización previa, expresa e informada de sus empleados, proveedores, contratistas, asociados y asistentes a sus eventos para la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, transferencia o supresión de Datos Personales. En consecuencia, salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar Datos Personales sin autorización de los Titulares.
Los Titulares podrán otorgar su autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, por medio escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización.
AIC, en su calidad de Responsable del Tratamiento, dispone de varios formatos de autorización por escrito, los cuales son puestos a disposición de los Titulares de forma previa al Tratamiento de sus Datos Personales, los cuales deben ser leídos y firmados o aceptados por los Titulares.
La recolección de Datos Personales se limitará a los datos pertinentes y adecuados para cumplir la finalidad para el cual son recolectados o requeridos conforme a lo establecido en la presente Política y en la normatividad vigente. Así mismo, AIC se compromete a indicarle a los Titulares de los Datos Personales, cuáles de los datos requeridos son considerados sensibles, y que su suministro es facultativo.
AIC deberá conservar la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los Datos Personales para poder realizar el Tratamiento de los mismos.
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar Datos Personales sin autorización de los Titulares. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, grabación de video a través de cámaras de seguridad, administración, utilización, circulación, transmisión y transferencia en la forma permitida por la ley, y se realiza de acuerdo a la finalidad establecida en la presente Política, para cada base de datos. Así mismo, AIC garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por sus empleados, proveedores, contratistas y asociados, en observancia de los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en las leyes nacionales.
En desarrollo de tales principios, AIC maneja, bajo estrictas medidas técnicas, la información suministrada por sus empleados, proveedores, contratistas y asociados, garantizando la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida o uso no autorizado. Así mismo, AIC garantiza la reserva de la información y su uso exclusivo en el desarrollo de sus relaciones legales y contractuales con los sujetos de aplicación de la presente política.
Además, AIC utiliza métodos de seguridad y restricciones físicas y técnicas para acceder y utilizar los Datos Personales. Solo el personal autorizado tiene permiso para acceder a los Datos Personales.
AIC podrá modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de manera unilateral, en cualquier momento, siempre y cuando la modificación esté asociada al cumplimiento de su objeto social y sea acorde a la normatividad aplicable. Para el efecto, AIC comunicará a los Titulares las modificaciones sustanciales de la Política relacionadas con la identificación del Responsable y la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, las cuales puedan afectar el contenido de la autorización, mediante publicación de la nueva versión de la Política en sus oficinas principales o en la página web de la Asociación a más tardar al momento de implementar la nueva Política.
Cuando el cambio de la Política se refiera a la finalidad del Tratamiento, se deberá obtener una nueva autorización de los Titulares de los Datos Personales.
Las bases de datos de empleados, contratistas, proveedores, asociados y asistentes a eventos de AIC, estarán vigentes y se mantendrán hasta tanto se cumpla la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, sin perjuicio de los Datos Personales que deban ser conservados en virtud de las disposiciones legales en la materia aplicables.
Vencida la vigencia de la base de datos, se procederá a la supresión de los Datos Personales. No obstante, AIC conservará los Datos Personales para el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables y contractuales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de septiembre de 2026.
